Mac: Datei- und Dokumentenmanagement – Vorteile, Meine Empfehlung & Erfahrung mit DMS

(Update 2019-07-19): Für jeden Mac Nutzer stellt sich die Frage, wie er Dateien, Dokumente, Notizen oder Bilder effizient verwalten und organisieren kann. Den nur durch eine effiziente Datei- und Dokumentenverwaltung bzw. -management kann man letztlich langfristig produktiv arbeiten.

Bisher habe ich meine Dateien über eine durchdachte (dachte ich zumindest) Ordnerstruktur verwaltet und kam damit auch gut zurechtgekommen. Aber da keine Veränderung auch keine Verbesserung bedeutet, bin ich offen für neue Dinge. Anfang 2014 wurde ich auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für Mac und iOS von DEVONtechnologies (DEVONthink Pro) aufmerksam. DEVONthink Pro nutze ich seither intensiv und kann sagen, dass es einige Vorzüge gegenüber meiner vorherigen Arbeitsweise hat.

In diesem Artikel möchte ich euch beschreiben, wie ich meine Dokumente und Dateien verwalte sowie welche Vorteile ich in der Nutzung einer professionellen Software für diesen Anwendungsbereich sehe. Hierzu gehe ich auch auf die Software DEVONthink Pro genauer ein.

Zunächst möchte ich auf die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) eingehen. Die beschriebenen Punkte stellen meine persönlichen Eindrücke dar. Ein professionelles DMS System ist nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Privatpersonen bestens geeignet.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) gegenüber einer üblichen Ordnerstruktur

Mit der Nutzung einer professionellen Software für die Dokumenten- und Dateiverwaltung kann die Effizienz und Produktivität gesteigert werden. Dies gilt sowohl für Unternehmen, als auch für Privatanwender. Wie oft habe ich schon Dateien auf meinem Mac gesucht, die ich unter einem nicht aussagekräftigen Namen in irgendeinem Ordner abgelegt habe?! Mit einer systematischen und konsequenten Vorgehensweise für die Dateiablage wäre mir das nicht passiert.

Große Unternehmen nutzen Dokumenten- und Dateimanagementsysteme für das Wissensmanagement, d.h. die Unternehmen erschaffen eine Datenbank, in der bisherige Erfahrungen und vorhandenes Wissen/Know-How dokumentiert wird. Besonders in der heutigen Zeit, in der die Mitarbeiter oft wechseln ist es wichtig Erfahrungen und Wissen zu speichern, damit mit dem Wegfall einzelner Wissenträger nicht die gesamte Organisation leidet.

Aus meiner Sicht bietet ein Dokumentenmanagementsystem gegenüber der klassischen Ordnerstruktur folgende Vorteile:

Vorteile einer Software zum Dokumentenmanagent gegenüber der klassischen Ordnerstruktur:

  • Alle Dokumente und Dateien werden in einer Datenbank gespeichert (keine lokalen Kopien erforderlich)
  • Datenbank kann einfach gesichert und übertragen werden z.B. auf einem NAS, einer externen Festplatte, auf einem USB-Stick für unterwegs oder in Dropbox
  • EIN zentraler Ablageort für Dateien und Dokumente (Archivierung)
  • Einfache Suche nach Dokumenten und Dateien
  • E-Mails und Notizen können schnell in die jeweiligen Ordner abgelegt werden.
  • Verwendung von Templates (Vorlagen z.B. Artikelvorlagen können aufgerufen werden)
  • Schnelles abspeichern von Internetseiten, durch Plugin in Safari (auch als zusammenhängendes Bild oder PDF-Dokument)
  • Mehrere Datenbanken können angelegt werden. Die Trennung nach Projekten, Themen oder Kategorien wird dadurch erleichtert.
  • Nahezu alle Dokumente (Texte, PDF) können in der Software bearbeitet werden. Ein Wechsel zwischen Programmen ist deshalb selten notwendig.
  • Schritt in Richtung „papierloses Büro“ (Kosteneinsparung und innovatives Arbeitsumfeld)
  • Dokumente (in Datenbanken) können besser für andere zugänglich gemacht und geteilt werden. Dies ist besonders wichtig im Bezug auf Wissensmanagement.
  • Viele Zusatzfunktionen möglich (je nach Software) z.B. Texterkennung von eingescannten Dokumenten (OCR)

(Einige Vorteile sind abhängig vom eingesetzten DMS-System. Ich nutze DEVONthink Pro)

Als größten Vorteil gegenüber der gewohnten Ordnerstruktur sehe ich, dass Notizen, Mails und Internetseiten schnell und einfach bei den Dateien und Dokumenten abgespeichert werden können (bei DEVONthink Pro zumindest). Dies ist zwar in der Ordnerstruktur von Mac oder iOS auch in Grenzen möglich, aber sehr umständlich, besonders wenn Apps im Fullscreen genutzt werden (Drag & Drop schwieriger).

Die genannten Vorteile habe ich durch die Nutzung von DEVONthink Pro herausgearbeitet. Andere Lösungen bieten sicherlich ähnliche Funktionen. Ich denke aber, dass die von mir getestete Lösung eine der Besten, wenn nicht die momentan beste Lösung für Mac OS X ist. Der Markt für Dokumentenmanagementsoftware für Mac ist relativ übersichtlich. Falls ihr weitere gute DMS für Mac kennt, könnt ihr mir diese gerne in den Kommentaren nennen.

Im folgenden Abschnitt möchte ich euch die Software vorstellen, die ich für die Verwaltung meiner Dokumente verwende.

Meine Empfehlung: DEVONthink Pro „Intelligentes Dokumentenmanagement für den Mac“

Auf DEVONthink Pro bin ich Anfang 2014 aufmerksam geworden. Zu diesem Zeitpunkt habe ich nach einer Möglichkeit gesucht effizient meine Dokumente zu verwalten und Informationen bzw. Internetseiten als PDF abspeichern zu können. Schnell wurde mir klar, dass ich hierzu am Besten auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zurückgreifen muss. Schließlich entschied ich mich für die Lösung von DEVONthink, da mir der beschriebene Funktionsumfang gefiel.

DEVONthink Dokumentenmanagementsoftware (DMS) (Bildquelle: DEVONthink technologies)

HINWEIS: Die beschriebenen Eindrücke beziehen sich noch auf die Softwareversion von 2014. Die Benutzeroberfläche wurde mittlerweile modernisiert und dich viele neue Funktionen erweiterte –> Siehe: DEVONthink Pro.

Nachfolgend möchte ich euch ein paar Eindrücke beschreiben…

  • Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich und Mac-typisch intuitiv zu bedienen. Die Darstellung bzw. die Fenstereinteilung ist sehr variabel. In der ganz linken Spalte befindet sich die Auswahl der Datenbank und die globale „Inbox“, d.h. wenn der Nutzer eine Datei hinzufügt und keine spezifische Datenbank auswählt hat, ist die Datei bzw. das Dokument in dieser Box verfügbar und kann dann einem Ordner zugeordnet werden. In der mittleren Spalte wird die Ordnerstruktur der ausgewählten Datenbank dargestellt. Im rechten Bereich befindet sich die Dateiauswahl und ggf. ein Vorschaufenster.
Dateien können direkt betrachtet werden. Die Software bietet verschiedene Darstellungsmöglichkeiten

Dateien können direkt betrachtet werden. Die Software bietet verschiedene Darstellungsmöglichkeiten

  • Dateien öffnen: Dokumente und Bilder werden direkt in einem Editor geöffnet. Das Öffnen in einem externen Programm (z.B. Vorschau, Word…) ist ebenfalls möglich.
PDF-Dateien/Dokumente oder Bilder können in einem Editor bearbeitet werden. Alternativ kann die Datei auch in einem externe Programm geöffnet werden. Beim Speichern wird die Änderung direkt in der Datenbank vorgenommen.

PDF-Dateien/Dokumente oder Bilder können in einem Editor bearbeitet werden. Alternativ kann die Datei auch in einem externe Programm geöffnet werden. Beim Speichern wird die Änderung direkt in der Datenbank vorgenommen.

  • Schnell Notizen oder Markdown-Text erstellen: Notizen, Text oder Markdown-Text können direkt dem Ordner in der Datenbank hinzugefügt werden.
Notizen können direkt in den Ordner erstellt und bearbeitet werden.

Notizen können direkt in den Ordner erstellt und bearbeitet werden.

  • Erweiterung für Safari: Sehr gut umgesetzt ist die Integration der DEVONthink-Funktionalitäten in Safari (siehe Bild unten). Durch die Installation der Software wird (nach Frage) eine Erweiterung für Safari installiert. Wenn man auf dieses klickt, öffnet sich ein Fenster. In diesem „Clip to DEVONthink“-Fenster wählt der Nutzer die Datenbank aus und kann den Titel des Dokuments festlegen und eine Notiz sowie Tags hinzufügen. Ebenfalls das Format kann gewählt werden. Neben der Speicherung als Lesezeichen, Text oder HTML-Seite kann die Internetseite auch als PDF (zusammenhängende Seite) abgespeichert werden.
Plugin für Safari

Plugin für Safari „Clip to DEVONthink“: Internetseiten als PDF, Text, Lesezeichen oder HTML-Seite der DEVONthink Datenbank hinzufügen.

  • Erweiterung für OS X: Eine weitere Erweiterung ist der sog. „Sorter“. Dieser wird am Rand des Bildschirms angezeigt (auch bei Vollbilddarstellung). Dateien können per Drag&Drop über den Sorter schnell der Datenbank hinzugefügt werden. Ebenfalls ist es möglich direkt im Sorter Notizen zu erstellen.
Der

Der „Sorter“ wird in jedem Bildschirm unter Mac OS X angezeigt.

Welche Version von DEVONthink ist die Richtige für mich?

Das Dokumentenmanagementsystem von DEVONthink ist in verschiedenen Versionen („Editions“) erhältlich: 

DEVONthink Standard:
Die Grundversion „DEVONthink Standard“ bietet bereits sehr viele Funktionen, die für die meisten Nutzer bereits ausreichen. Diese Version kostet ca. 90 Euro für zwei Arbeitsplätze. 

DEVONthink Pro:
Die „Pro-Version“ DEVONthink Pro beinhaltet Funktion, die sonst nur durch zusätzliche Programme verfügbar gemacht werden können. Beispielsweise ist in der „Pro“-Version bereits Texterkennung (OCR) enthalten. Diese macht eingescannte Dokumente durchsuchbar. Entsprechende Software z.B. OmniPage kostet über 100 €. Außerdem bietet die „Pro“-Version zusätzlich u.a. E-Mail-Archivierung, Scanner-Integration und Benutzerdefinierte Metadaten.
Diese Version kostet ca. 180 Euro. Das ist eine menge Geld, aber ich halte den Preis für den beinhalteten Funktionsumfang für Angemessen.

DEVONthink Dokumentenmanagementsoftware (DMS) (Bildquelle: DEVONthink technologies)

Mein Tipp:

Falls ihr euch für die Software interessiert, empfehle ich euch zunächst die günstigste Version, d.h. DEVONthink Standard zu kaufen. Es ist möglich von der „Standard“-Version ein Upgrade auf die höheren Version durchzuführen. Auf diese Weise könnt ihr euch in die Software einarbeiten und später entscheiden, ob ihr die zusätzlichen Funktionen der „Pro“-Versionen benötigt.

Ich habe mich 2014 für „DEVONthink Pro“ entschieden und bin sehr zufrieden damit. Auch wenn mir der Kaufpreis damals relativ hoch erschien bereue ich die Anschaffung nicht, da es mir wirklich im Alltag hilft mich zu organisieren und ich meine Dokumente besser verwalten kann.

DEVONthink sieht seine Zielgruppe bei Lehrern, Studenten, Journalisten, Forschern, Rechtsanwälten und Autoren.

Schlüsselfunktionen der DEVONthink Versionen:

  • Management von Dateien und Notizen
  • Erfassen von Daten (Dateien, Webseiten, Notizen…) mit einem Klick
  • Direktes Bearbeiten von Texten und Bildern
  • Bearbeiten von PDF-Dokumenten
  • Verschiedene Darstellungsoptionen, auch Mac Vollbildmodus
  • Effiziente Suchfunktion (inkl. intelligente Ordner)
  • Nur bei „Pro“-Version: Verwendung mehrerer Datenbanken, d.h. z.B. einfache Trennung zwischen privaten oder geschäftlichen Dateien, Projekten
  • Plus bei „Pro“-Version: Verwendung von Tabellen und Vorlagen
  • Plus bei „Pro“-Version: Automatische Gruppierung
  • Plus bei „Pro“-Version: integrierter Download-Manager
  • Plus bei „Pro“-Version: Unterstützung von AppleScript
  • Plus bei „Pro“-Version: Scannen und OCR (Texterkennung). Mit dieser Funktion kommt man dem „papierlosen Büro“ einen großen Schritt näher
  • Plus bei „Pro“-Version: Archivierung von E-Mails
  • Plus bei „Pro“-Version: Websharing (Teilen von gesammelten Informationen über das Internet)
Mein Fazit zum professionellen Dokumentenmanagement für den Mac:

Zum Abschluss dieses etwas lang gewordenen Artikels möchte ich mein Fazit geben. Aus meiner Sicht können vom Einsatz einer Software für das Dokumentenmanagement alle Mac Nutzer profitieren, die viele Dateien verwalten müssen und auch an mehreren Projekten arbeiten. Wer bisher noch nie mit einer Software zur Verwaltung von Dokumenten gearbeitet hat, wird sich sehr schnell daran gewöhnen, da es einfach praktisch ist alle Dokumente an einem Ort zu speichern. Ich möchte mittlerweile auf die Software nicht mehr verzichten, da ich mich sehr daran gewöhnt habe und der Meinung bin, dass ich effektiver damit arbeiten kann.

Besonders für Nutzer, die auf mehreren Rechnern arbeiten ist es durch das Datenbank-System (bei DEVONthink möglich) möglich, z.B. über Dropbox die Daten auf allen Rechnern zur Verfügung zu haben. Aktuelle Versionen von DEVONthink unterstützen ebenfalls eine synchronisation zu iPhone und iPad.

Falls ihr Fragen zu diesem Thema oder zur vorgestellten Software habt, könnt ihr mir gerne einen Kommentar hinterlassen.

(Letzte Aktualisierung 19.07.2019)

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