Mac OS X: Effizientes Datei- und Dokumentenmanagement – Meine Empfehlung & Erfahrung

Für jeden Mac Nutzer stellt sich die Frage, wie er Dateien und Dokumente effizient verwalten kann. Den nur durch eine effiziente Datei- und Dokumentenverwaltung bzw. -management kann man letztlich langfristig produktiv arbeiten.

Bisher habe ich meine Dateien über eine durchdachte (dachte ich zumindest) Ordnerstruktur verwaltet und kam damit auch gut zurechtgekommen. Aber da keine Veränderung auch keine Verbesserung bedeutet, bin ich offen für neue Dinge. Vor ca. einem halben Jahr wurde ich auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) von DEVONtechnologies (DEVONthink Pro) aufmerksam. Dieses habe ich in den letzten Monaten ausschließlich verwendet und kann sagen, dass es einige Vorzüge gegenüber meiner vorherigen Arbeitsweise hat.

In diesem Artikel möchte ich euch beschreiben, wie ich meine Dokumente und Dateien verwalte sowie welche Vorteile ich in der Nutzung einer professionellen Software für diesen Anwendungsbereich sehe.

Zunächst möchte ich auf die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) eingehen. Die beschriebenen Punkte stellen meine persönlichen Eindrücke dar. Ein professionelles DMS System ist nicht nur für große Unternehmen, sondern auch für Privatpersonen bestens geeignet.

Vorteile des Dokumentenmanagementsystems gegenüber einer üblichen Ordnerstruktur

Mit der Nutzung eines professionellen Software für die Dokumenten- und Dateiverwaltung kann die Effizienz und Produktivität gesteigert werden. Dies gilt sowohl für Unternehmen, als auch für Privatanwender. Wie oft habe ich schon Dateien auf meinem Mac gesucht, die ich unter einem nicht aussagekräftigen Namen in irgendeinem Ordner abgelegt habe?! Mit einer systematischen und konsequenten Vorgehensweise für die Dateiablage wäre mir das nicht passiert.

Große Unternehmen nutzen Dokumenten- und Dateimanagementsysteme für das Wissensmanagement, d.h. die Unternehmen erschaffen eine Datenbank, in der bisherige Erfahrungen und vorhandenes Wissen/Know-How dokumentiert wird. Besonders in der heutigen Zeit, in der die Mitarbeiter oft wechseln ist es wichtig Erfahrungen und Wissen zu speichern, damit mit dem Wegfall einzelner Wissenträger nicht die gesamte Organisation leidet.

Aus meiner Sicht bietet ein Dokumentenmanagementsystem gegenüber der klassischen Ordnerstruktur folgende Vorteile:

Vorteile einer Software zum Dokumentenmanagent gegenüber der klassischen Ordnerstruktur:

  • Alle Dokumente und Dateien werden in einer Datenbank gespeichert (keine lokalen Kopien erforderlich)
  • Datenbank kann einfach gesichert und übertragen werden z.B. auf USB-Stick für unterwegs oder in Dropbox
  • Ein zentraler Ablageort für Dateien und Dokumente (Archivierung)
  • Einfache Suche nach Dokumenten und Dateien
  • E-Mails und Notizen können schnell in die jeweiligen Ordner abgelegt werden.
  • Verwendung von Templates (Vorlagen z.B. Artikelvorlagen können aufgerufen werden)
  • Schnelles abspeichern von Internetseiten, durch Plugin in Safari (auch als zusammenhängendes Bild oder PDF-Dokument)
  • Mehrere Datenbanken können angelegt werden. Die Trennung nach Projekten, Themen oder Kategorien wird dadurch erleichtert.
  • Nahezu alle Dokumente (Texte, PDF) können in der Software bearbeitet werden. Ein Wechsel zwischen Programmen ist deshalb selten notwendig.
  • Schritt in Richtung „papierloses Büro“ (Kosteneinsparung und innovatives Arbeitsumfeld)
  • Dokumente (in Datenbanken) können besser für andere zugänglich gemacht und geteilt werden. Dies ist besonders wichtig im Bezug auf Wissensmanagement.
  • Viele Zusatzfunktionen möglich (je nach Software) z.B. Texterkennung von eingescannten Dokumenten

(Einige Vorteile sind abhängig vom eingesetzten DMS-System. Ich nutze DEVONthink Pro)

Als größten Vorteil gegenüber der gewohnten Ordnerstruktur sehe ich, dass Notizen, Mails und Internetseiten schnell und einfach bei den Dateien und Dokumenten abgespeichert werden können (bei DEVONthink Pro zumindest). Dies ist zwar in der Ordnerstruktur von OS X auch in Grenzen möglich, aber sehr umständlich, besonders wenn Apps im Fullscreen genutzt werden (Drag & Drop schwierig).

Die genannten Vorteile habe ich durch die Nutzung von DEVONthink Pro herausgearbeitet. Andere Lösungen bieten sicherlich ähnliche Funktionen. Ich denke aber, dass die von mir getestete Lösung eine der Besten, wenn nicht die momentan beste Lösung für Mac OS X ist. Der Markt für Dokumentenmanagementsoftware für Mac ist relativ übersichtlich.

Im folgenden Abschnitt möchte ich euch die Software vorstellen, die ich für die Verwaltung meiner Dokumente verwende.

Meine Empfehlung: DEVONthink Pro „Intelligentes Dokumentenmanagement für den Mac“

Auf DEVONthink Pro bin ich vor ca. einem halben Jahr aufmerksam geworden. Zu diesem Zeitpunkt habe ich nach einer Möglichkeit gesucht effizient meine Dokumente zu verwalten und Informationen bzw. Internetseiten als PDF abspeichern zu können. Schnell wurde mir klar, dass ich hierzu am Besten auf ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zurückgreifen muss. Schließlich entschied ich mich für die Lösung von DEVONthink, da mir der beschriebene Funktionsumfang gefiel.

Nachfolgend möchte ich euch ein paar Eindrücke beschreiben…

  • Benutzeroberfläche: Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich und Mac-typisch intuitiv zu bedienen. Die Darstellung bzw. die Fenstereinteilung ist sehr variabel. In der ganz linken Spalte befindet sich die Auswahl der Datenbank und die globale „Inbox“, d.h. wenn der Nutzer eine Datei hinzufügt und keine spezifische Datenbank auswählt hat, ist die Datei bzw. das Dokument in dieser Box verfügbar und kann dann einem Ordner zugeordnet werden. In der mittleren Spalte wird die Ordnerstruktur der ausgewählten Datenbank dargestellt. Im rechten Bereich befindet sich die Dateiauswahl und ggf. ein Vorschaufenster.
Dateien können direkt betrachtet werden. Die Software bietet verschiedene Darstellungsmöglichkeiten

Dateien können direkt betrachtet werden. Die Software bietet verschiedene Darstellungsmöglichkeiten

  • Dateien öffnen: Dokumente und Bilder werden direkt in einem Editor geöffnet. Das Öffnen in einem externen Programm (z.B. Vorschau, Word…) ist ebenfalls möglich.
PDF-Dateien/Dokumente oder Bilder können in einem Editor bearbeitet werden. Alternativ kann die  Datei auch in einem externe Programm geöffnet werden. Beim Speichern wird die Änderung direkt in der Datenbank vorgenommen.

PDF-Dateien/Dokumente oder Bilder können in einem Editor bearbeitet werden. Alternativ kann die Datei auch in einem externe Programm geöffnet werden. Beim Speichern wird die Änderung direkt in der Datenbank vorgenommen.

  • Schnell Notizen oder Markdown-Text erstellen: Notizen, Text oder Markdown-Text können direkt dem Ordner in der Datenbank hinzugefügt werden.
Notizen können direkt in den Ordner erstellt und bearbeitet werden.

Notizen können direkt in den Ordner erstellt und bearbeitet werden.

  • Erweiterung für Safari: Sehr gut umgesetzt ist die Integration der DEVONthink-Funktionalitäten in Safari (siehe Bild unten). Durch die Installation der Software wird (nach Frage) eine Erweiterung für Safari installiert. Wenn man auf dieses klickt, öffnet sich ein Fenster. In diesem „Clip to DEVONthink“-Fenster wählt der Nutzer die Datenbank aus und kann den Titel des Dokuments festlegen und eine Notiz sowie Tags hinzufügen. Ebenfalls das Format kann gewählt werden. Neben der Speicherung als Lesezeichen, Text oder HTML-Seite kann die Internetseite auch als PDF (zusammenhängende Seite) abgespeichert werden.
Plugin für Safari

Plugin für Safari „Clip to DEVONthink“: Internetseiten als PDF, Text, Lesezeichen oder HTML-Seite der DEVONthink Datenbank hinzufügen.

  • Erweiterung für OS X: Eine weitere Erweiterung ist der sog. „Sorter“. Dieser wird am Rand des Bildschirms angezeigt (auch bei Vollbilddarstellung). Dateien können per Drag&Drop über den Sorter schnell der Datenbank hinzugefügt werden. Ebenfalls ist es möglich direkt im Sorter Notizen zu erstellen.
Der

Der „Sorter“ wird in jedem Bildschirm unter OS X angezeigt.

Dateien können per Drag&Drop in die Datenbank verschoben werden.

Dateien können per Drag&Drop in die Datenbank verschoben werden.

Getestet habe ich DEVONthink Pro unter Mac OS X Mavericks (10.9) und OS X Yosemite (10.10). Die Bildschirmfotos entstanden noch unter Mavericks. Das Design der Software wurde bereits an das neue Design von Yosemite angepasst.

Welche Version von DEVONthink ist die Richtige für mich?

Das Dokumentenmanagementsystem von DEVONthink ist in drei verschiedenen Versionen erhältlich: Die Grundversion (DEVONthink Personal) kostet ca. 36 Euro und bietet bereits sehr viele Funktionen, die für die meisten Nutzer bereits ausreichen. Die „Pro“-Version (ca. 60 Euro) und die „Pro Office“-Version (ca. 110 Euro) beinhalten Funktion, die sonst nur durch zusätzliche Programme verfügbar gemacht werden können. Beispielsweise ist in der „Pro Office“-Version bereits Texterkennung (OCR) enthalten. Entsprechende Software z.B. OmniPage kostet gleich über 100 €. Für den gebotenen Funktionsumfang ist der hoch erscheinende Preis für „DEVONthink Pro-Office“ deshalb mehr als angemessen.

Verfügbare Versionen von DEVONthink. Ein Upgrade zu einer höheren Version ist möglich (Quelle: DEVONtechnologies.com)

Verfügbare Versionen von DEVONthink. Ein Upgrade zu einer höheren Version ist möglich (Quelle: DEVONtechnologies.com)

Mein Tipp:

Falls ihr euch für die Software interessiert, empfehle ich euch zunächst die günstigste Version, d.h. DEVONthink Personal zu kaufen (ca. 36 Euro). Es ist möglich von der „Personal“-Version ein Upgrade auf die höheren Versionen durchzuführen. Auf diese Weise könnt ihr euch in die Software einarbeiten und später entscheiden, ob ihr die zusätzlichen Funktionen der „Pro“-Versionen benötigt.

Ich habe mich vor einem halben Jahr für „DEVONthink Pro“ entschieden und bin sehr zufrieden damit. Auch wenn mir der Kaufpreis damals relativ hoch erschien bereue ich die Anschaffung nicht, da es mir wirklich im Alltag hilft mich zu organisieren und ich meine Dokumente besser verwalten kann.

DEVONthink sieht seine Zielgruppe bei Lehrern, Studenten, Journalisten, Forschern, Rechtsanwälten und Autoren.

Schlüsselfunktionen der DEVONthink Versionen:

  • Management von Dateien und Notizen
  • Erfassen von Daten (Dateien, Webseiten, Notizen…) mit einem Klick
  • Direktes Bearbeiten von Texten und Bildern
  • Bearbeiten von PDF-Dokumenten
  • Verschiedene Darstellungsoptionen, auch Mac Vollbildmodus
  • Effiziente Suchfunktion (inkl. intelligente Ordner)
  • Nur bei „Pro“-Version: Verwendung mehrerer Datenbanken, d.h. z.B. einfache Trennung zwischen privaten oder geschäftlichen Dateien, Projekten
  • Plus bei „Pro“-Version: Verwendung von Tabellen und Vorlagen
  • Plus bei „Pro“-Version: Automatische Gruppierung
  • Plus bei „Pro“-Version: integrierter Download-Manager
  • Plus bei „Pro“-Version: Unterstützung von AppleScript
  • Plus bei „Pro Office“-Version: Scannen und OCR (Texterkennung). Mit dieser Funktion kommt man dem „papierlosen Büro“ einen großen Schritt näher
  • Plus bei „Pro Office“-Version: Unterstützung von ScanSnap (Einzugscanner von Fujitsu)
  • Plus bei „Pro Office“-Version: Archivierung von E-Mails
  • Plus bei „Pro Office“-Version: Websharing (Teilen von gesammelten Informationen über das Internet)
Mein Fazit zum professionellen Dokumentenmanagement für den Mac:

Zum Abschluss dieses etwas lang gewordenen Artikels möchte ich mein Fazit geben. Aus meiner Sicht können vom Einsatz einer Software für das Dokumentenmanagement alle Mac Nutzer profitieren, die viele Dateien verwalten müssen und auch an mehreren Projekten arbeiten. Wer bisher noch nie mit einer Software zur Verwaltung von Dokumenten gearbeitet hat, wird sich sehr schnell daran gewöhnen, da es einfach praktisch ist alle Dokumente an einem Ort zu speichern. Ich möchte mittlerweile auf die Software nicht mehr verzichten, da ich mich sehr daran gewöhnt habe und der Meinung bin, dass ich effektiver damit arbeiten kann.

Besonders für Nutzer, die auf mehreren Rechnern arbeiten ist es durch das Datenbank-System (bei DEVONthink möglich) möglich, z.B. über Dropbox die Daten auf allen Rechnern zur Verfügung zu haben.

Falls ihr Fragen zu diesem Thema oder zur vorgestellten Software habt, könnt ihr mir gerne einen Kommentar hinterlassen.

(Letzte Aktualisierung 30.12.2014)

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Veröffentlicht von

Hallo, ich bin Julian - Wirtschaftsingenieur und Blogger bei APPSlication.de. In meiner Freizeit beschäftige ich mich gerne mit Apple Produkten und allem was dazugehört. Du findest mich auch auf Twitter Facebook und Google+.

23 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. hallo Julian,

    danke für Deinen informativen bericht. eine frage habe ich zur lizenz, vielleicht kannst Du sie mir beantworten.

    auf wieviel rechnern kann ich das programm (DEVONthink pro office) installieren, wenn ich EINE lizenz erworben habe und NUR ICH damit arbeite? ich habe 2 desktops (office/home) und einen laptop. natürlich würde ich gerne auf allen drei rechnern mit dem programm (via dropbox) arbeiten.

    freue mich über Deine nachricht!

    lieben gruß

    Johannes

    • habe die antwort zu meiner frage soeben gefunden:
      „Unsere Softwarelizenzen sind für mehrere Computer gültig, wenn nur Sie diese benutzen und dies nicht gleichzeitig. Jede Person in Ihrem Büro oder Haushalt benötigt eine eigene Lizenz.“

      lieben gruß
      Johannes

  2. Hallo, wir sind ein Satzstudio und arbeiten mit QuarkXPress, InDesign, Photoshop etc. Kann man diese Dokumente alle in DEVONthink ablegen? Ferner arbeiten wir mit Office2011 für Mac, lassen sich aus Outlook die eMails auch einfach ablegen? Habe ich das richtig verstanden? Jeder Mitarbeiter braucht auf seinem Rechner DEVONthink, oder? Die Datenbank kann ja auf dem Server (MacMini mit externem LaCie RAID) Danke schon mal für die Antworten.

    • Hallo,
      entschuldige die späte Antwort.
      In der Software können alle arten von Dateien abgelegt werden. Ob es sich für Photoshop etc. eignet habe ich noch nicht ausprobiert. Office geht aber sehr gut. E-Mails auch.
      Die Datenbank kann auf einem Server gespeichert werden.
      Gruß
      Julian

  3. Hi Julian

    Klasse Bericht! Eine Frage, funktioniert damit die Volltextsuche? Ich suche ein Programm mit welche, ich auch nach Inhalten in den Dokumenten suchen kann.

    freundliche Grüsse
    Beat

    • Hallo Beat, ja Volltextsuche funktioniert. Auch, wenn Du z.B. ein Dokument gescannt hast, das mit OCR nachbehandelt wurde. Ich bin diesbezüglich sehr zufrieden. Was ich nicht ganz so gut finde ist, daß bei der Suche immer nur in einer Datenbank gesucht wird. Deshalb ist es empfehlenswert möglich wenige anzulegen oder es eben ganz bewußt zu tun. Die Suche funktioniert sogar über Finder. Dort erscheinen die Ergebnisse unter „andere“. Man kann aber das DevonThink Logo erkennen.
      Hoffe etwas geholfen zu haben. René

  4. Ich wollte nochmals nachhaken, ob mittlerweile schon jemand eine Lösung für das NAS Problem (siehe oben) hat?

  5. Liebe Devonthink Kollegen,

    habe gerade mit Interesse den Blog gelesen.
    Ich benutze die PRO Version und bin bestens zufrieden. In einer Frage ist die Thematik wiedervergalt aufgetaucht. dies ist möglich: Auf den Script Button klicken ( Symbol neben der Hilfe ), den Wiedervorlage Ordner auswählen und dort sind praktisch alle gängigen Terminplaner wie Things und Omnifocus scripts hinterlegt. Den entsprechenden Punkt anwählen und schon wird in der Anwendung ein ertrag mit Link zu Devonthink angelegt. Der Link funktioniert dann aus dem Terminplaner auch wenn Devon noch nicht läuft.

    Ausserdem verwalte ich damit alle RSS Feeds meiner Fachzeitschriften: Vorteil ich kann die teils mehrere Hundert Einträge mit der Volltextsuche filtern und kann schnell alle wichtigen Artikel aus beliebig vielen Zeitschriften mir anzeigen lassen, durch die Verlinkung landet Ihr dann beim jeweiligen Journal direkt.

    Tipp: Zusatztool Ammonite kostenlos im Internet. Kann direkt auf eure Tags in Devon zugreifen und als Tagcloud darstellen, damit lassen sich schnell komplexe Suchen durchführen. Geht zwar auch in Devon relativ gut, aber so gehts noch schneller.

    Für diejenigen welche sich etwas mehr einlesen wollen, gibts ein 10 Euro Handbuch auf Deutsch welches sehr viele Möglichkeiten zeigt.

    Liebe Grüsse
    Helmut

  6. Hallo Julian,

    Super für die vielen Infos. Ich möchte das ganze DMS auf meinem NAS Laufwerk ablegen und vom Mac oder iPad darauf zugreifen können. Funktioniert das?

    • Hi. Ausprobiert habe ich es noch nicht. Es müsste aber funktionieren. Der Speicherort ist eigentlich egal. Ich habe meine DMS Daten in meinem Dropbox Ordner abgelegt und habe so immer die aktuellen Daten auf all meinen Rechnern.
      Gruß
      Julian

  7. Hallo Julian, danke für deine tolle Zusammenfassung zu dem Programm. Ich bin gerade intensiv auf der Suche nach einem DMS und würde gerne das von dir vorgeschlagene verwenden. Das wichtigste für mich wäre dass ich bereits hunderte bestehende PDF Dokumente die ich schon eingescannt habe importiere, devonthink eine OCR Prüfung macht und ich dann über alle Dokumente nach Worten oder einem Wort suchen kann und angezeigt bekomme in welchen Dokumenten es vorkommt. Geht das? Und ich vermute ich brauch die Office pro version für dieses OCR feature?

    LG
    Markus

    • Hi Markus,
      ich habe leider nicht die Office Pro Version nicht mehr und kann das deshalb nicht ausprobieren. Ich denke aber schon, dass das mit dem OCR Feature gehen muss (sonst hätte es ja keinen Sinn).
      Gruß Julian

  8. Hi Julian,
    danke für den Artikel, ich suche mir den Wolf nach nem DMS, die „Eierlengende Wollmilchsau“ werde ich wohl leider nicht finden.
    Die ideale Vorstellung wäre:
    -IOS Apps Abgleich ohne den Rechner laufen zu lassen, also installation auf Server (Windows)
    – Plattform unabhängig, sollte ich wieder zurück auf einen Win Rechner gehen
    etc..
    Vielleicht könntest Du mir bei 2-3 Fragen helfen:
    – Welchen Scanner benutzt Du? der ix500 wird angepriesen, kann ich mir nicht kaufen, brauche einen mit Twain Schnittstelle für mein berufliches Verwaltungsprogramm. (habe den Canon DR-C225W im Blick)
    – kann man auch iMassage Nachrichten „importieren“ oder alternativ per Drag and Drop?
    -funktioniert der import aus Mac Mail und Safari problemlos?
    -Import aus Word?
    -kann ich Erinnerungen zu Dokumenten oder Vorgängen hinterlegen?
    Sorry für die vielen Fragen, aber vielleicht hilft es mir bei meiner Entscheidung.
    Dank im Voraus.
    Gruß
    Tom

    • Hallo Tom,
      eine Lösung zu finden, die genau zu seinen Anforderungen passt ist schwer zu finden. Man muss sich meist mit Kompromissen zufriedengeben.
      Zu deinen Fragen:
      1. Scanner: Ich habe momentan keinen Scanner im Einsatz. Das meiste ist Digital vorhanden (PDF) oder ich mache ein Foto mit dem iPhone von dem Dokument. Der Bei Amazon gibt es noch eine Alternative zum ix500, der auch gute Bewertungen erhalten hat. Wenn du für einen Scanner 350€ ausgeben kannst, wäre der Avision AV176U (http://goo.gl/BGXWZk) bestimmt keine schlechte Wahl.
      2. iMessage import: Der direkte Import ist nicht möglich. Man kann aber den Chatverlauf als PDF „ausdrucken“ und dann importieren.
      3. Import aus Mac Mail und Safari: E-Mails können sehr schnell per Drag&Drop abgelegt werden. Für Safari gibt es ein Plugin (siehe Artikel), um ganze Webseiten z.B. als PDF zu speichern.
      4. Import aus Word: Word Dokumente können ganz normal importiert werden. Text kannst du auch als Notiz ablegen.
      5. Erinnerungen zu Dokumenten: Dazu habe ich noch keine Funktion gefunden. Da das Programm keine Erinnerungsverwaltung besitzt, würde ich eher nein sagen.

      Ich hoffe ich konnte dir bei deiner Entscheidung etwas helfen.
      Viele Grüße
      Julian

  9. Ich nutze Devonthink schon eine ganze Weile.

    Leider habe ich die Erfahrung gemacht, dass das setzbare Passwort nicht wirklich etwas verschlüsselt und sichert:

    Wenn ich in den library Ordner gehe, dann liegen da meine Dokumente „offen rum“

  10. Danke für die Antwort, leider fällt damit DEVONthink aus, denn das Büro braucht die Daten pro Monat und hat keine Macs. Ich versuche es jetzt mal mit ecoDMS, wenn auch ich Java Anwendungen nicht mag.

    Ach man, ich wünsche mir Doo zurück…

    • Hallo Benjamin, ich denke auch schon lange über das gleiche Thema nach. Soweit ich weiß ist es aber möglich über Devonthink automatisch Kopien abzulegen. Ich nehme an, daß Dein Steuerbüro lediglich die Daten braucht und nicht darin rumschreibt. Dann wäre das doch brauchbar. Ich bin jetzt soweit, daß ich Devonthink kaufen werde. Ich habe bisher gedacht es geht auch ohne, aber es scheint doch etliche Vorteile zu haben. Viel Glück! René

  11. Hi,
    ich würde gerne meine Rechnungen in einem DMS ablegen, aber ich muss dem Steuerbüro irgendwie Zugang geben können, ist das mit Devonthink möglich? Einen Server könnte ich aufsetzen, und wenn ich dem Büro eine URL zukommen lassen könnte, wo sie Zugriff auf bestimmte Dateien bekommen um daran Änderungen vorzunehmen, wäre es perfekt. Ist das möglich?

    • Hallo,
      das ist ein interessanter Anwendungsfall.
      Ich weiß, dass es möglich ist, dass mehrere Personen an einer Datenbank von Devonthink arbeiten. Allerdings benötigen beide die Software.
      Die Dateien werden in der Datenbank auch anders abgelegt, als man es bei einer normalen Ordnerstruktur kennt. Dadurch ist es nicht praktikabel jemandem nur die Datenbank zur Verfügung zu stellen.
      Du könntest du relevanten Rechnungen einmal im Jahr exportieren und deinem Steuerberater geben. Ohne das dein Steuerberater Devonthink auch nutzt geht es meiner Ansicht nach sonst nicht.
      Gruß
      Julian

  12. Hallo,
    ich habe eine wahrscheinlich typische „Anfängerfrage“.
    Wenn ich mich für so ein DMS entscheide, wie verhalte ich mich dann bzgl. meiner herkömmlichen Ordnerstruktur auf meinem MAC? Ich habe ein bisschen Sorge vor 2 „Paralleluniversen“ und Arbeit mit zwei Ordnungssystemen – meiner Ordnerstruktur und meiner Struktur in der Datenbank.
    Oder ganz konkret gefragt: ich erstelle / erhalte ein neues Dokument. Sollte ich es dann nur noch in der Ordnerstruktur in DMS sauber einordnen und auf meinem MAC einfach alles in „Dokumente“ reinschieben und auf eine Ordnerstruktur verzichten?
    Wäre dankbar für eine Antwort und vielleicht ein paar konkrete Beispiele…

    Herzl. Gruß aus Berlin,
    Martin

    • Hi Martin,
      ob du dein normales Ordnersystem ersetzen willst hängt von dir ab. Durch die Nutzung des DMS werden die Dokumente in einer Datenbank gespeichert und können so auch gesichert werden. Eine separate Ordnerstruktur ist dann nicht mehr erforderlich.
      Ich habe DevonThink für alle Unterlagen für mein Studium verwendet. Außerdem für alles, was mit diesem Blog zutun hat. Mein normales Ordersystem habe ich nicht vollständig ersetzt…könnte ich mir aber in der Zukunft gut vorstellen.
      Viele Grüße
      Julian

  13. Hallo Julian,

    Danke Deinen Artikel, hab mir vor einer Woche die pro Version geholt und war zunächst begeistert vom clippen aus Safari. Plötzlich klappt mein Plug-in nicht mehr, statt der URL Übernahme erscheint Lesezeichen und Fehlerreport, kann die html Seiten nicht mehr in die Inbox locken;-) wie kann ich das safari Plug-in reaktivieren? Eine Idee? Würde gerne das Wo’ende nutzen. Danke fürs Feedback,
    Gruß Arndt

    • Hallo Arndt,
      gehe in Safari auf „Safari“–> „Einstellungen“ –> „Erweiterungen“. Dort kannst du das DEVONthink Plugin aktivieren und deaktivieren.
      Entschuldige die späte Antwort, aber ich bin momentan im Ausland.
      Viele Grüße
      Julian

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