Mac OS X Mail: Intelligente Postfächer im Alltag sinnvoll verwenden; Meine Tipps

Das mitgelieferte E-Mail-Programm von Apple OS X Mail bietet einige sinnvolle Möglichkeiten, die den alltäglichen Umgang erleichtern und die Arbeitsabläufe verbessern.
Auch in OS X Mail besteht die Möglichkeit intelligente Postfächer zu erstellen. Die Möglichkeiten sind enorm und viele Mac-Nutzer sind mit diesen noch nicht vertraut. Aus diesem Grund möchte ich in diesem Artikel beschreiben, wie ich intelligente Postfächer in Apples Mail Programm verwende und mir dadurch den Alltag erleichtere, bzw. übersichtlicher mache.

Zu meiner Nutzung: Ich verwende momentan drei verschiedene IMAP-Postfächer. Zwei Postfächer für Private E-Mails und ein Postfach für meine Aktivitäten im Zusammenfang mit diesem Blog und weiteren Internetseiten.

Intelligente Postfächer zur Verbesserung der Übersichtlichkeit

Durch die jahrelange Nutzung von OS X Mail haben sich für mich folgende intelligente Postfächer als sinnvoll erwiesen (Einstellungen siehe unten):

  • Ungelesen„: Alle bisher ungelesenen Nachrichten. Eingangspostfach spielt keine Rolle.
  • Bearbeiten„: Aktuelle private E-Mails, die noch im Posteingang oder gesendet Ordner befinden, ungelesen oder markiert sind. Hier werden nur die Mails berücksichtigt, die über die privaten IMAP-Postfächer empfangen/gesendet werden. Die Nachrichten verbleiben so lange in diesem intelligenten Postfach, bis sie in einen anderen IMAP-Ordner (mein Archiv) verschoben werden.
  • Webmarketing„: E-Mails („geschäftlich“) im Zusammenhang mit diesem Blog oder weiteren Seiten, die noch im Posteingang oder gesendet Ordner befinden, ungelesen oder markiert sind. Es werden nur die Nachrichten des Postfachs für meinen Blog etc. berücksichtigt. Die Funktionalität ist identisch zum Postfach „Bearbeiten“.
  • Alle Dokumente„: Alle E-Mails in chronologischer Reihenfolge. Eingangspostfach spielt keine Rolle.

Ein wesentlicher Vorteil meiner intelligenten Postfächer ist, dass die gesendeten und empfangenen E-Mails gemeinsam angezeigt werden. In Verbindung mit der Option „Nach Konversationen ordnen“ ist die Übersichtlichkeit und der schnelle Zugriff auf aktuelle oder wichtige Nachrichten für mich sichergestellt.

Während eines Praktikums habe ich mit Lotus Notes gearbeitet. An diesem Programm hat mir besonders die Option gefallen, dass man E-Mails so lange, wie man möchte mit dem Status „ungelesen“ bestehen lassen konnte. So habe ich Aufgaben (E-Mails) erst als ungelesen markiert, wenn ich die Aufgabe erledigt hatte. Dadurch entstand eine Art „To-Do-Liste“. Leider gibt es diese Möglichkeit bei OS X Mail nicht. Da ich nicht auf Outlook für Mac umsteigen möchte, habe ich angefangen mir intelligente Postfächer zu erstellen, die die fehlende Funktionalität ersetzen können. Die beschriebenen Postfächer sind das Ergebnis meiner jahrelangen Nutzung.

Wie ich mit meinen intelligenten Postfächern arbeite:

Wenn ich das MacBook morgens „öffne“ werden, bzw. wurden meine neuen Nachrichten empfangen. Aufgrund der erstellten intelligenten Postfächer habe ich nun den direkten Überblick wie viele neue Mails angekommen sind.
Über das intelligente Postfach „Ungelesen“ kann ich mir einen ersten Überblick verschaffen. Spam kann so schnell aussortiert werden.

Im intelligenten Postfach „Bearbeiten“ sind meine neuen privaten Nachrichten direkt ersichtlich und können bearbeitet werden. Die Nachrichten verbleiben so lange in diesem intelligenten Postfach, bis sie in einen anderen IMAP-Ordner (mein Archiv) verschoben werden. So kann ich auf alle Mails übersichtlich zugreifen, die ich aktuell benötige bzw. aus denen Aufgaben resultieren. Ich verschiebe die Nachrichten erst in einen anderen Ordner, wenn ich diese nicht mehr im Fokus haben muss. Das intelligente Postfach ist sozusagen mein Arbeitsordner (Genauso, wie „Webmarketing“ für geschäftliche Mails).

Das Postfach „Alle Dokumente“ verwende ich, um schnell Nachrichten wieder zu finden, die ich in der letzten Zeit empfangen oder gesendet habe.

Konfiguration meiner intelligenten Postfächer

Um ein intelligentes Postfach zu erstellen geht wie folgt vor: (Screenshots wurden unter OS X Mountain Lion (10.8) erstellt)

Menü –> Postfach –> Neues intelligentes Postfach

Das intelligente Postfach „Ungelesen“ soll alle ungelesenen E-Mail Nachrichten enthalten. Hierzu die Bedingung „E-Mail ist ungelesen“ auswählen und mit OK bestätigen.

Mein intelligentes Postfach „Bearbeiten“ ist mein Arbeitsordner und erleichtert mir den Alltag mit OS X Mail. Wie bereits oben beschrieben soll dieser Ordner alle E-Mail Nachrichten enthalten, die noch im Posteingang oder gesendet Ordner (aktuelle Nachrichten), ungelesen oder markiert sind. Es sollen nur die Mails berücksichtigt werden, die über die privaten IMAP-Postfächer empfangen/gesendet werden. Die Nachrichten verbleiben so lange in diesem intelligenten Postfach, bis sie in einen anderen IMAP-Ordner (mein Archiv) verschoben werden.
Um diese Funktionalität zu realisieren müssen die im Screenshot dargestellten Bedingungen eingefügt werden. Im wesentlichen müssen alle gewünschten Ordner für Posteingänge, Ordner für gesendete Nachrichten und Ordner für Entwürfe mit der Bedingung „E-Mail ist im Postfach“ eingefügt werden.

Das intelligente Postfach „Alle Dokumente“ enthält alle Nachrichten, die in der letzten Zeit von all meinen Postfächern gesendet oder empfangen wurden. Hierzu die Bedingung „empfangen“ + „nach dem“ + Datum (z.B. 01.01.1990, d.h. alle Mails) auswählen und mit OK bestätigen. 

Verwendet ihr weitere sinnvolle intelligente Postfächer, die das alltägliche Arbeiten mit OS X Mail erleichtern?
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