Mac OS X Mail: Intelligente Postfächer im Alltag sinnvoll verwenden; Meine Tipps

Das mitgelieferte E-Mail-Programm von Apple OS X Mail bietet einige sinnvolle Möglichkeiten, die den alltäglichen Umgang erleichtern und die Arbeitsabläufe verbessern.
Auch in OS X Mail besteht die Möglichkeit intelligente Postfächer zu erstellen. Die Möglichkeiten sind enorm und viele Mac-Nutzer sind mit diesen noch nicht vertraut. Aus diesem Grund möchte ich in diesem Artikel beschreiben, wie ich intelligente Postfächer in Apples Mail Programm verwende und mir dadurch den Alltag erleichtere, bzw. übersichtlicher mache.

Zu meiner Nutzung: Ich verwende momentan drei verschiedene IMAP-Postfächer. Zwei Postfächer für Private E-Mails und ein Postfach für meine Aktivitäten im Zusammenfang mit diesem Blog und weiteren Internetseiten.

Intelligente Postfächer zur Verbesserung der Übersichtlichkeit

Durch die jahrelange Nutzung von OS X Mail haben sich für mich folgende intelligente Postfächer als sinnvoll erwiesen (Einstellungen siehe unten):

  • Ungelesen„: Alle bisher ungelesenen Nachrichten. Eingangspostfach spielt keine Rolle.
  • Bearbeiten„: Aktuelle private E-Mails, die noch im Posteingang oder gesendet Ordner befinden, ungelesen oder markiert sind. Hier werden nur die Mails berücksichtigt, die über die privaten IMAP-Postfächer empfangen/gesendet werden. Die Nachrichten verbleiben so lange in diesem intelligenten Postfach, bis sie in einen anderen IMAP-Ordner (mein Archiv) verschoben werden.
  • Webmarketing„: E-Mails („geschäftlich“) im Zusammenhang mit diesem Blog oder weiteren Seiten, die noch im Posteingang oder gesendet Ordner befinden, ungelesen oder markiert sind. Es werden nur die Nachrichten des Postfachs für meinen Blog etc. berücksichtigt. Die Funktionalität ist identisch zum Postfach „Bearbeiten“.
  • Alle Dokumente„: Alle E-Mails in chronologischer Reihenfolge. Eingangspostfach spielt keine Rolle.

Ein wesentlicher Vorteil meiner intelligenten Postfächer ist, dass die gesendeten und empfangenen E-Mails gemeinsam angezeigt werden. In Verbindung mit der Option „Nach Konversationen ordnen“ ist die Übersichtlichkeit und der schnelle Zugriff auf aktuelle oder wichtige Nachrichten für mich sichergestellt.

Während eines Praktikums habe ich mit Lotus Notes gearbeitet. An diesem Programm hat mir besonders die Option gefallen, dass man E-Mails so lange, wie man möchte mit dem Status „ungelesen“ bestehen lassen konnte. So habe ich Aufgaben (E-Mails) erst als ungelesen markiert, wenn ich die Aufgabe erledigt hatte. Dadurch entstand eine Art „To-Do-Liste“. Leider gibt es diese Möglichkeit bei OS X Mail nicht. Da ich nicht auf Outlook für Mac umsteigen möchte, habe ich angefangen mir intelligente Postfächer zu erstellen, die die fehlende Funktionalität ersetzen können. Die beschriebenen Postfächer sind das Ergebnis meiner jahrelangen Nutzung.

Wie ich mit meinen intelligenten Postfächern arbeite:

Wenn ich das MacBook morgens „öffne“ werden, bzw. wurden meine neuen Nachrichten empfangen. Aufgrund der erstellten intelligenten Postfächer habe ich nun den direkten Überblick wie viele neue Mails angekommen sind.
Über das intelligente Postfach „Ungelesen“ kann ich mir einen ersten Überblick verschaffen. Spam kann so schnell aussortiert werden.

Im intelligenten Postfach „Bearbeiten“ sind meine neuen privaten Nachrichten direkt ersichtlich und können bearbeitet werden. Die Nachrichten verbleiben so lange in diesem intelligenten Postfach, bis sie in einen anderen IMAP-Ordner (mein Archiv) verschoben werden. So kann ich auf alle Mails übersichtlich zugreifen, die ich aktuell benötige bzw. aus denen Aufgaben resultieren. Ich verschiebe die Nachrichten erst in einen anderen Ordner, wenn ich diese nicht mehr im Fokus haben muss. Das intelligente Postfach ist sozusagen mein Arbeitsordner (Genauso, wie „Webmarketing“ für geschäftliche Mails).

Das Postfach „Alle Dokumente“ verwende ich, um schnell Nachrichten wieder zu finden, die ich in der letzten Zeit empfangen oder gesendet habe.

Konfiguration meiner intelligenten Postfächer

Um ein intelligentes Postfach zu erstellen geht wie folgt vor: (Screenshots wurden unter OS X Mountain Lion (10.8) erstellt)

Menü –> Postfach –> Neues intelligentes Postfach

Das intelligente Postfach „Ungelesen“ soll alle ungelesenen E-Mail Nachrichten enthalten. Hierzu die Bedingung „E-Mail ist ungelesen“ auswählen und mit OK bestätigen.

Mein intelligentes Postfach „Bearbeiten“ ist mein Arbeitsordner und erleichtert mir den Alltag mit OS X Mail. Wie bereits oben beschrieben soll dieser Ordner alle E-Mail Nachrichten enthalten, die noch im Posteingang oder gesendet Ordner (aktuelle Nachrichten), ungelesen oder markiert sind. Es sollen nur die Mails berücksichtigt werden, die über die privaten IMAP-Postfächer empfangen/gesendet werden. Die Nachrichten verbleiben so lange in diesem intelligenten Postfach, bis sie in einen anderen IMAP-Ordner (mein Archiv) verschoben werden.
Um diese Funktionalität zu realisieren müssen die im Screenshot dargestellten Bedingungen eingefügt werden. Im wesentlichen müssen alle gewünschten Ordner für Posteingänge, Ordner für gesendete Nachrichten und Ordner für Entwürfe mit der Bedingung „E-Mail ist im Postfach“ eingefügt werden.

Das intelligente Postfach „Alle Dokumente“ enthält alle Nachrichten, die in der letzten Zeit von all meinen Postfächern gesendet oder empfangen wurden. Hierzu die Bedingung „empfangen“ + „nach dem“ + Datum (z.B. 01.01.1990, d.h. alle Mails) auswählen und mit OK bestätigen. 

Verwendet ihr weitere sinnvolle intelligente Postfächer, die das alltägliche Arbeiten mit OS X Mail erleichtern?
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Hallo, ich bin Julian - Wirtschaftsingenieur und Blogger bei APPSlication.de. In meiner Freizeit beschäftige ich mich gerne mit Apple Produkten und allem was dazugehört. Du findest mich auch auf Twitter Facebook und Google+.

25 Kommentare » Schreibe einen Kommentar

  1. Intelligentes Postfach Problem

    Hallo Julian, hallo Micha,
    ich habe das gleiche Problem wie Micha: Wenn ich eine Emails aus dem Intelligenten IMAP-Postfach „Bearbeiten“-Ordner ziehe, um die Email zu archivieren, dann verbleibt die Email leider weiterhin zusätzlich neben dem Archiv im Intelligenten IMAP-Postfach „Bearbeiten“. Ich arbeite mit Gmail. Die Einstellungen des Intelligenten Postfachs habe ich 1:1 so vorgenommen, wie Du es geschrieben hast.

    Ich würde mich sehr freuen, wenn jemand eine Lösung hat, denn so bleibt das IMAP-Postfach „Bearbeiten“ genauso voll. Vielen Dank vorab!
    Gruß, Patrick

  2. Hallo Julian,
    meine Frage bezieht sich nicht auf intelligente Postfächer, aber ich bin etwas verzweifelt und dachte mir, vielleicht kannst du mir trotzdem helfen. Und zwar legt mein Mac die gesendeten Nachrichten nicht mehr in die Konversationen ab. Als ich „include related messages“ hatte, kamen viel zu viele Nachrichten (meiner Ansicht nach auch nicht related) zu einer Konversation. Nun aber sehe ich meine gesendeten Mails nur noch im send-mail-Fach und nicht mehr in der Konversation. Das ist sehr ungeschickt. Viele Grüße und schon mal Danke!

    • Hallo Birgit,
      ich habe bei mir Konversationen immer eingeschaltet, damit in meinen intelligenten Ordnern gesendete und empfangende E-Mails zusammengefasst werden. Die Beobachtung, dass nicht zugehörige Mails in einer Konversation waren habe ich bisher nur gemacht, wenn ich mehrmals den gleichen Betreffe verwendete.
      Gruß Julian

  3. Hallo,

    wie ist es beim Benutzen mehrerer Apple Geräte?
    Müssen diese Regeln auf jedem Gerät erstellt werden?

    Oder kann ICloud, wie Google Mail auch Regeln ausführen, so dass es bei allen Geräten gleich ist?

    • Hallo Michael,
      „Regeln“ sind nur unter OS X Mail, d.h. nur auf Macbook oder iMac nutzbar. Auf iPhone oder iPad ist es nicht möglich.
      Ob die Regeln zwischen Macs synchronisiert werden, kann ich nicht sagen. Habe ich noch nicht ausprobiert. Ich würde mich über eine Rückmeldung freuen, wenn du das ausprobieren solltest.
      Gruß Julian

  4. Hi,
    danke für die Schritt für Schritt Anleitung , das hilft mit als Mail Anfänger sehr.
    Eine Frage, da ich beruflich mit Salesforce arbeite und die Mails nur einzeln via Davmail dorthin bekomme benötige ich die Darstellung „alle Konversationen erweitern“ .

    Gibt es die Möglichkeit, diese Einstellung als Default zu setzen, also das Mail damit direkt startet ohne es immer wieder händisch umstellen zu müssen?

    Danke und Gruß
    Harald

    • Hallo Harald,
      freut mich, wenn dir der Tipp hilft 🙂
      Nein das geht leider nicht, bzw. weiß und habe ich keine Lösung im Netz gefunden.
      Viele Grüße Julian

  5. Hey, vielen Dank für den netten Artikel.
    Ich hab eine Frage bezüglich des Archivierens.
    In „Bearbeiten“ sind ja alle meine Mails aus (in meinem Fall) einem IMAP Postfach drin, allerdings verschwinden diese nicht aus „Bearbeiten“ wenn ich sie einfach archiviere. Zumindest bei GoogleMail bleibt die Mail noch dort, obwohl sie im Archiv dann auch vorhanden ist.
    Kennst du das Problem, bzw. kannst du mir vielleicht weiterhelfen? Dann kann ich die Mails nämlich auch tatsächlich auf die zu Bearbeitenden eingrenzen 😉

    Liebe Grüße,

    Micha

    • Hallo Micha,
      Freut mich, dass dir der Artikel geholfen hat.
      Mit der Archivierung bei Google Mail etc. habe ich keine Erfahrung. Ich könnte mir nur vorstellen, dass du mit dem intelligenten Postfach nicht nur den Eingangsordner, sondern das gesamte Postfach inkl. Archivierung abdeckst und deshalb die archivierten Mails immernoch angezeigt werden. Eine andere Idee habe ich momentan nicht.
      Viele Grüße Julian

  6. Wenn du dann die Mail liest ist sie dann im anderen Ordner noch ungelesen?
    Ich persönlich würde die intelligenten Postfächer wieder löschen und langsam wieder einen nach dem anderen erstellen! Und dazwischen immer ausprobieren was passiert

    • Hi, Die intelligenten Postfächer aktualisieren sich automatisch, d.h. wenn ich eine Mail lese, ist sie im anderen intelligenten Postfach auch ungelesen.

  7. Hi Julian,
    selbst von Deiner Mail soeben habe ich insgesamt 3 Mails bekommen: 1 x „alle Nachrichten“ 1 x „wichtig“
    Gibt das evtl. schon einen Hinweis auf eine möglicherweise eingestellte Regel?

  8. Hallo Julian,
    ich experimentiere seit einigen Tagen mit Intelligenten Postfächern herum und finde die Grundidee sehr schlau, wenn man erst mal verstanden hat, wie die Auswahlkriterien aussehen müssen.
    Jedoch hab ich ein Problem: Seit ich die Postfächer angelegt habe, werden meine Mails während des Versendens im Minutentakt abgebildet, sozusagen erfasst, und tauchen vervielfacht im Intelligenten Postfach auf. Während des Versands kann man das auch an der angezeigten Aktivität sehen, dass dort was im Hintergrund produziert wird (es ist sogar akustisch laut)
    Ich vermute, dass ich irgendetwas synchronisieren muss? Und welche Rolle spielt IMAP?
    Viele Grüße, Marina

    • Hallo Marina,
      das klingt ja interessant. Sowas hatte ich noch nicht. Hast du vlt. das E-Mail Konto doppelt angelegt oder lässt du E-Mails durch eine Regel kopieren?
      IMAP hat damit eigentlich nichts zutun. Das heißt nur, dass die Mails auch noch auf einem Server gespeichert sind und diese nicht nur lokal gespeichert werden.
      Viele Grüße, Julian

  9. Hallo!
    Danke für deinen Post hier hat mir sehr viel weitergeholfen.
    Bezüglich einer Do to list könnte man ja einfach einen intelligenten Ordner für zb. Rote Fahne geben. Wenn das mail dort drinnen ist, ist´s quasi noch zu tun. Ein rausbringen dort ist dann ganz einfach mit einem klick auf die Fahne.
    Ich nutze diese „Funktion“ selbst um meine Emails zu sortieren in Hinsicht auf meine Tätigkeit bei einem Verein!

    Eine Frage hab ich noch, gibt es irgendwie eine Sinnvolle Funktion um emails auf allen meinen Geräten zu Synchronisieren (ipad, mac & iphone) auch gesendet & co?

    lg, Matthias

    • Hallo Matthias,
      e-Mails können über IMAP synchronisiert werden. Leider sind intelligente Ordner auf iPhone und iPad nicht möglich.
      Viele Grüße, Julian

  10. Vielen Dank für die guten Beispiele. Was bei mir aber nicht klappt ist, wenn ich ein neues Fach einrichte, dann eingebe Email von:…. und die Absender email – (das geht) und dann mit dem PlusZeichen noch weitere Regel, Email an:…. und wieder den genannten Absender. In dem Moment geht gar nichts mehr, nix ist im Fach.
    Und es klappt auch nicht folgendes: Ich möchte Alle Emails von und an Ebay oder Amazon in einem Ordner haben. Hmmm

    • Hallo Chris,
      Zu 1: Ich denke du musst bei dem Postfach einstellen, dass „eine“ der folgenden Eigenschaften erfüllen muss. Das sollte das Problem lösen.
      Zu 2: Einfach ein Postfach mit dem Kriterium: „Absender enthält „amazon““ und „Absender enthält „ebay““
      Viele Grüße

  11. Yo Julian,

    ich arbeite auch schon länger mit intelligenten Postfächern. Und ich liebe es! 🙂

    Kennst Du eine Möglichkeit, wie ich Emails aus einem intelligenten Postfach (das mit meinen Lila Fahnen zum Beispiel) automatisch in einen anderen Ordner verschieben / kopieren kann. Zum Beispiel Gmail/Rechnungen.

    Ich finde dafür keine Regel. Hast Du eine Idee?

    Liebe Grüße,
    André

    • Hallo André,
      Wenn ich es richtig verstanden habe, möchtest du z.B. alle Mails mit Lila Fahne in einen Ordner verschieben.
      Ich habe es mal versucht, aber leider keine einfache Möglichkeit gefunden. Ich denke, dass man es durch AppleScript realisieren könnte. Leider kann ich das nicht.
      Wenn du eine Lösung gefunden hast, würde ich mich freuen, wenn du mir diese mitteilst 🙂
      Viele Grüße
      Julian

  12. ich suche eine Möglichkeit das „Apple-Unvermögen“ eine EMail per drag/drop sofort in meinen Ical zu verschieben, und ich dachte an ein intelligentes Postfach welches nur meine bereits bearbeiteten, jedoch noch nicht erledigten Emails so aufnimmt, dass sie termingerecht aufgelistet sind. – Sicher ein fast unmöglicher Task?
    Gruß Christel

    • Hallo Christel,
      am Einfachsten ist es, wenn du die gewünschten Mails in einen eigenen Ordner verschiebst. Die erledigten Mails kannst du dann wieder in einen anderen Ordner verschieben. Damit ist die Aufgabe am Einfachsten gelöst.
      gruß Julian

  13. Hi-ho,
    ich mag meine intelligenten Postfächer auch sehr, jeder Kunde hat ein eigenes, das ist sehr komfortabel. Aber ich hätte es gerne, wenn die Postfach-Mails dann automatisch aus dem Posteingang verschwinden würden – sonst hab ich alle doppelt. Kennst Du da vielleicht ’n Trick? Dann sag ich schon mal Danke fürs Weitergeben…..

    lg – y.

    • Hallo,
      entschuldige die späte Antwort.
      Ich persönlich arbeite nicht mehr mit dem Ordner „Posteingang“, da dieser durch die Nutzung von intelligenten Postfächern für mich nicht mehr notwendig ist. Du könntest eine Regel anlegen und die Mails immer nach dem Eingang in den entsprechenden Kundenordner verschieben. Dann kannst du das intelligente Postfach so anpassen, dass nur ungelesene bzw. unbeantwortete Mails angezeigt werden oder du legst an, dass nur die Mails der letzten Woche in dem intelligenten Postfach angezeigt werden.
      Konnte ich dir damit weiterhelfen? Hast du das Problem mittlerweile anders gelöst?

      viele Grüße Julian

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